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GIMNASIO MODERNO BILINGÜE SAN FRANCISCO “EL TINTAL”
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales”; y su Decreto Reglamentario 1074 de 2015, “compilatorio del sector comercio, industria y turismo”, el presente documento constituirá para todos los efectos, la Política de Tratamiento de Datos Personales del COLEGIO GIMNASIO MODERNO BILINGÜE SAN FRANCISCO “EL TINTAL”, a fin de garantizar la protección y el adecuado Tratamiento de los datos de nuestros estudiantes, padres de familia, empleados, proveedores y todos sus grupos de interés, para que los titulares de los datos personales, encargados, autoridades competentes e interesados conozcan su actuar como responsable del Tratamiento de los datos personales que la Institución usa para el cumplimiento de su objeto social.
La Protección de datos personales se sustenta en el derecho fundamental de habeas data, el cual reconoce el derecho a la intimidad personal y familiar y al buen nombre de las personas.
La Ley 1581 de 2012 tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información, consagrado en el artículo 20 de la misma.
En el presente documento nos referiremos al GIMNASIO MODERNO BILINGÜE SAN FRANCISCO “EL TINTAL” como: EL COLEGIO, GMBSF o El Responsable.
I.DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
¨ De acuerdo con lo dispuesto en el literal e) del artículo 3º de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento será FRANCISCO ARMANDO BOHÓRQUEZ QUINTERO, persona natural comerciante, identificada con NIT. 79.410.016-4, en su calidad de propietario del establecimiento de comercio denominado
“GIMNASIO MODERNO BILINGÜE SAN FRANCISCO “EL TINTAL””,
¨ Nombre comercial: GIMNASIO MODERNO BILINGÜE SAN FRANCISCO “EL TINTAL”
¨ E-mail: GIMOSFT@HOTMAIL.COM
¨ Teléfono: + 57 3134318629
¨ Domicilio: Calle 6D #90-51 - BOGOTÁ, Colombia
II.ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de EL COLEGIO cuyo titular sea una persona natural.
Esta Política se aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan información personal recopilada, almacenada y utilizada por EL COLEGIO y permite informar a los diferentes grupos de Titulares de los datos las directrices de El Responsable en cuanto al Tratamiento de sus datos, teniendo como prioridad el cumplimiento normativo bajo premisas de privacidad, confidencialidad y seguridad.
Entre dichos Titulares figuran empleados administrativos, docentes, candidatos a cargos laborales, contratistas y personal en misión, aspirantes, estudiantes, egresados, exalumnos, padres de familia activos e inactivos, proveedores, visitantes, entre otros con vínculo inherente a la misión del GIMNASIO MODERNO BILINGÜE SAN FRANCISCO “EL TINTAL”.
III.DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
· Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
· Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
· Base de Datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
· Canales de atención al Titular. Son los canales de comunicación que hemos dispuesto para recibir consultas y reclamos respecto del Tratamiento de datos personales;
· Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
· Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
· Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
· Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
· Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
· Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
· Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;
· Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
· Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
IV.PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, EL COLEGIO aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales.
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema. Se realizará conforme a la Ley 1581 de 2012 y a las disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice EL COLEGIO o a la cual tuviere acceso obedecerá a una finalidad legítima, en consonancia con la Constitución política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
c) Principio de libertad: El Tratamiento solo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento de datos personales, EL COLEGIO garantizará al Titular su derecho a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de estos, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En consecuencia, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012. Para estos propósitos la obligación de EL COLEGIO, será de medio;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por El Colegio se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que en EL COLEGIO y quienes actúen en nombre y representación de EL COLEGIO, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligados a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
El equipo humano del GMBSF en su contrato laboral adquiere un compromiso con la confidencialidad de la información que use para el desarrollo de su labor, entre esta información se incluyen los datos personales.
V. DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con lo establecido por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
A. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EL COLEGIO, en su condición de responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
B. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a EL COLEGIO para el Tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
C. Ser informado por EL COLEGIO, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante EL COLEGIO.
E. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
F. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
· El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición EL COLEGIO
· Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
· El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
· Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
VI. Derechos de los niños y adolescentes: En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. En los casos que sea permitido por ley el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, se requiere el consentimiento previo, escrito e informado de sus representantes legales, y en estos casos el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
a. Responder y respetar el interés superior de los menores.
b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
En su proyecto misional, EL COLEGIO adoptará medidas para garantizar que en el tratamiento de datos personales de los menores, cuyos datos administra se protejan sus derechos superiores y prevalentes frente a los demás, conforme a la Constitución y las leyes colombianas.
VII. Deberes del Responsable del Tratamiento
EL COLEGIO reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, EL COLEGIO utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o en cumplimiento estricto de la normatividad que le sea aplicable.
En el tratamiento y protección de datos personales, EL COLEGIO tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
VIII. AUTORIZACIÓN: De acuerdo con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y, los artículos 2.2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 la autorización de los titulares deberá ser previa, expresa e informada y el Responsable deberá contar con mecanismos para su obtención y conservación para posterior consulta.
Prueba de la autorización: EL COLEGIO conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad, al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha en la que fue obtenida. En consecuencia, EL COLEGIO podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
Revocatoria de la autorización. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a EL COLEGIO para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. EL COLEGIO establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto EL COLEGIO deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, EL COLEGIO podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
El ejercicio del derecho de supresión solo será aplicable, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, de acuerdo con lo dispuesto por la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011.
IX. TRATAMIENTO DE DATOS Y FINALIDADES GENERALES DEL MISMO
1. El tratamiento de los datos personales de estudiantes, menores de edad, por parte de EL COLEGIO será dentro del marco legal, en cumplimiento de su fin misional y; única y exclusivamente para el desarrollo de la actividad educativa.
A. En el proceso de recolección de datos para la prestación de servicios educativos, caso en el cual, el suministro de los datos estará a cargo del (los) representante (s) legal (es) del menor.
B. Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por EL COLEGIO.
C. Realizar contacto permanente con el menor y sus padres, en el seguimiento del proceso educativo, conforme a los planes institucionales.
2. En los casos de aspirantes, padres de familia, graduados, egresados, profesores, empleados, exempleados, jubilados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual EL COLEGIO tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de Institución educativa, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.
a. El cabal cumplimiento del objeto para el cual fue obtenido el respectivo dato personal, en el caso de los trabajadores, contratistas, profesores y proveedores.
b. Realizar las gestiones de cobro correspondientes de todas las obligaciones pendientes de pago que surjan con ocasión de la ejecución del contrato de servicios educativos suscrito con EL COLEGIO.
c. Realizar contacto permanente con los padres de familia, tutores, y/o representantes legales, en el seguimiento del proceso educativo del menor así como cualquier actividad conexa al mismo, incluyendo pero sin limitarse a: actividades académicas, curriculares, lúdicas, extracurriculares y deportivas.
d. Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por EL COLEGIO.
e. Desarrollar la misión de EL COLEGIO conforme a sus estatutos.
f. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
g. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de EL COLEGIO.
h. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
i. Realizar el monitoreo mediante sistemas de videovigilancia, para garantizar la seguridad de las personas y bienes que se encuentran al interior de las instalaciones del plantel educativo.
FINALIDADES ESPECÍFICAS
Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los Titulares que hayan autorizado de forma previa, expresa e informada el Tratamiento de sus datos personales a EL COLEGIO:
• El registro de la información personal en los sistemas de EL COLEGIO.
• El pago de obligaciones contractuales.
• Transmisión y Transferencia de los datos personales con respeto a las garantías legales aplicables para cada una de estas operaciones.
• El envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
• El soporte en procesos de auditorías externas o internas.
• La recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de los datos personales le corresponde a EL COLEGIO.
• Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por EL COLEGIO.
• Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de EL COLEGIO.
• Responder a las peticiones, quejas, reclamos y/o consultas que realicen los Titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por EL COLEGIO para dicho efecto.
• Envío de información relevante derivada de la relación que se sostiene con el Responsable.
• Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación entre el Titular de los datos personales y EL COLEGIO o de la Autorización dada por el Titular.
• El control y la prevención de fraude.
TITULARES PADRES DE FAMILIA - REPRESENTANTES LEGALES
El Colegio tratará los datos personales de los padres de familia/representantes legales de los estudiantes y de los estudiantes aspirantes de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
• Verificación de identidad.
• Actualización de datos de contacto y ubicación.
• Llevar a cabo controles de acceso y control de acceso biométrico.
• Adelantar controles sanitarios, seguridad y videovigilancia.
• Gestión de procesos de admisión y de matriculación.
• Adelantar registros en plataformas tecnológicas.
• Llevar a cabo gestión de cobro/pagos.
• Realización de encuestas.
• Solicitar Autorizaciones para realizar actividades específicas, seguimiento a actividades académicas, de salud, emocionales, de comportamiento y, en general, para hacer a los estudiantes partícipes de todas las actividades desarrolladas por EL COLEGIO y que involucren a la comunidad educativa.
• Envió de comunicaciones de mercadeo, comerciales e invitaciones a participar en actividades culturales, sociales, deportivas, de entretenimiento y campañas de responsabilidad social, brigadas de salud y prevención en salud.
• Adelantar gestiones de facturación y certificaciones tributarias.
TITULARES ESTUDIANTES
El Colegio usará los datos de los estudiantes y de los estudiantes aspirantes de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
• Verificación de identidad.
• Actualización de datos de contacto y ubicación.
• Llevar a cabo controles de acceso y control de acceso biométrico.
• Adelantar controles sanitarios, de seguridad y videovigilancia.
• Gestión de procesos de admisión y de matrícula.
• Adelantar registros en plataformas tecnológicas, actividades académicas presenciales, actividades académicas modalidad e-Learning, comunicación, evaluación basada en evidencias físicas o digitales audiovisuales.
• Realizar encuestas que permitan orientar estrategias de mejora en los procesos pedagógicos, convivenciales, administrativos y demás que redunden en beneficio de la comunidad educativa de EL COLEGIO.
• Vincular a los estudiantes a actividades lúdicas y artísticas, actividades de responsabilidad social, extracurriculares, salidas académicas, participación en representación de EL COLEGIO en actividades municipales, nacionales o internacionales.
• Realizar producciones audiovisuales, expresión escrita, expresión oral que pueden publicarse en diferentes medios de comunicación establecidos por EL COLEGIO (carteleras, redes sociales, página web, plataformas de streaming, publicaciones impresas o digitales). Algunos de los principales medios de divulgación usados por El Colegio son www.gimnasiomodernosanfrancisco.edu.co , las cuentas institucionales en redes sociales como Instagram, Facebook, Twitter, entre otras.
· Compartir piezas promocionales con aquellas personas interesadas en EL COLEGIO, que podrán ser familias nuevas, profesores o colaboradores nuevos, universidades, entre otros.
• Trasferir las imágenes a periódicos, revistas, páginas web y redes sociales locales e internacionales, diseñados e impresos por terceros, con el fin de divulgar programas o resultados de EL COLEGIO o de sus miembros.
• Analizar su desempeño académico, su comportamiento, desarrollo de habilidades deportivas y competencias.
• Garantizar la atención de servicios de alimentación, atención de primeros auxilios, cuidado de la salud, prevención de enfermedades y salida escolar.
• Llevar a cabo actividades de preparación para las pruebas Saber y exámenes internacionales, orientación universitaria, informes oficiales para entidades como la Secretaría de Educación de BOGOTÁ, ICBF, ICFES y demás entidades públicas, según exigencias del cumplimiento normativo y del contrato de matrícula.
• Informar a sus padres y/o representantes legales cuando EL COLEGIO detecte que ha consumido sustancias psicoactivas, cuando cometa faltas al Manual de Convivencia o en cualquier situación en la que se ponga en riesgo su integridad, su salud física o emocional o la de otras personas de la comunidad educativa como consecuencia de sus actos.
• Informar a sus padres y/o representantes legales sobre sus calificaciones, el análisis de su desempeño escolar, informes sobre su comportamiento, reportes sobre su estado de salud física o emocional, o cualquier otro informe relacionado con las actividades propias del contrato de matrícula.
• Transmitir internacionalmente los datos personales de los estudiantes para permitir el adecuado Tratamiento de los mismos, en concursos o eventos en los cuales participe EL COLEGIO.
TITULARES DEL RECURSO HUMANO
El Colegio usará los datos de los colaboradores, candidatos y exempleados de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
• Verificación de identidad.
• Actualización de datos de contacto y ubicación.
• Llevar a cabo controles de acceso y control de acceso biométrico.
• Adelantar controles sanitarios, de seguridad y videovigilancia.
• Adelantar registros en plataformas tecnológicas.
• Llevar a cabo procesos de admisión.
• Cumplir a cabalidad con el contrato y obligaciones laborales.
• Realizar encuestas, seguimiento a funciones, actividades y responsabilidades laborales, así como análisis del desempeño laboral.
• Incorporar sus datos personales en el contrato de trabajo, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y las obligaciones derivadas de la misma, que se encuentren a cargo de EL COLEGIO, en calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales.
• Desarrollar una correcta gestión de la relación laboral que vincula al Titular con EL COLEGIO, incluso terminada la relación laboral.
• Disponer de los datos personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos activos e históricos de EL COLEGIO y mantenerlos actualizados.
• Enviar comunicaciones internas relacionadas con su vinculación laboral.
• Gestionar los datos personales del Titular y los de su núcleo familiar sobre los cuales esté legitimado a tratar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS− y caja de compensación familiar.
Gestionar sus datos personales para afiliación a administradoras de riesgos laborales −ARL− y asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, controversias laborales, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el colaborador de forma previa haya autorizado el Tratamiento de sus datos personales para que EL COLEGIO cumpla su deber como empleador.
• Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a EL COLEGIO en razón del vínculo laboral.
• Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TIC, tales como: correo electrónico, computadoras, dispositivos móviles, accesos a bases de datos, etc.).
• Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
• Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el empleado haya autorizado previamente y realizar los informes relativos a este proceso.
• Dar atención y prevención en salud, y control sanitario.
• Garantizar la atención de primeros auxilios, cuidado de la salud y prevención de enfermedades.
• Vincular a los colaboradores a actividades lúdicas o deportivas.
• Llevar a cabo la programación de salidas pedagógicas y salidas institucionales.
• Generar informes oficiales a entidades públicas para cumplimiento normativo.
• Divulgar logros y participaciones del equipo humano de EL COLEGIO que puede involucrar la publicación de fotografías y videos en diferentes medios de comunicación establecidos por EL COLEGIO (carteleras, redes sociales, página web, plataformas de streaming, publicaciones impresas o digitales). Algunos de los principales medios de divulgación usados por EL COLEGIO son www.gimnasiomodernosanfrancisco.edu.co , las cuentas institucionales en redes sociales: Instagram, Facebook, Twitter, Vimeo, entre otras.
• Enviar invitaciones y cubrimiento audiovisual a actividades de entretenimiento, lúdicas, artísticas, deportivas, entre otras que desarrolle EL COLEGIO en pro del bienestar de su equipo humano y de su familia, ello con respecto de los datos personales de los colaboradores y de sus hijos.
• Transmitir y Transferir datos personales con otros colegios, universidades o entidades locales o internacionales para efectos de identificación y gestión en eventos académicos, científicos, deportivos y culturales, entre otros.
TITULARES CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
El Colegio utilizará los datos personales de los proveedores y/o contratistas que sean personas naturales, así como del personal de sus proveedores y/o contratistas cuando estos sean personas jurídicas, de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
• Verificación de identidad.
• Actualización de datos de contacto.
• Llevar a cabo controles de acceso y control de acceso biométrico.
• Adelantar controles sanitarios, de seguridad y videovigilancia.
• Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
• Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y/o tercero relacionado con El Colegio y demás trámites asociados a cargo de El Colegio.
• Gestionar los datos personales para efectuar los diferentes procesos de pago, facturación, cuentas de cobro presentadas a EL COLEGIO y gestiones de cobranza que se encuentren a su cargo.
• Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de EL COLEGIO.
• Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole que permita al Responsable identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
• Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con el proveedor o contratista.
• Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor o contratista.
• Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.
• Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a EL COLEGIO.
• Administrar los datos personales para realizar pagos a proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos.
• Enviar o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, o en el curso de controversias contractuales.
• Transferir información a autoridades administrativas que, en razón de sus funciones, así lo requieran con el fin de cumplir las obligaciones legales a cargo de EL COLEGIO.
El Colegio entiende que los datos personales del proveedor o contratista y los de aquellos terceros que el proveedor o contratista suministre, tales como trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la Autorización de los respectivos Titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con las finalidades contempladas en la presente Política.
PERSONAS GRABADAS Y MONITOREADAS EN ZONAS DE AUDIO - VIDEO VIGILADAS
El Colegio utilizará los datos personales de todas las personas cuya voz o imagen grabe en sus instalaciones, previa advertencia de que sus datos personales son tratados por medio de avisos de privacidad, de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
• Mantener la seguridad en las instalaciones de EL COLEGIO.
• Realizar inspección y reporte a autoridades judiciales, cuando sea procedente.
• Realizar actividades investigativas en relación a la posible comisión de delitos, faltas, irregularidades, incidentes de convivencia u otros eventos que contravengan el Manual de convivencia de EL COLEGIO.
• Entrenamiento y capacitación de empleados de EL COLEGIO.
TITULARES EXALUMNOS - EGRESADOS
El Colegio utilizará los datos personales de los exalumnos y egresados de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
• Verificación de identidad.
• Actualización de datos de contacto.
• Llevar a cabo controles de acceso y control de acceso biométrico.
• Adelantar controles sanitarios, de seguridad, videovigilancia.
• Envío de comunicaciones e invitaciones de interés.
• Envío de encuestas para realización de estudios.
X. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
En cumplimiento de lo previsto en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, EL COLEGIOha designado como área encargada para tramitar las consultas, quejas y reclamos de los titulares de la información a la secretaria general, persona designada para atender las solicitudes para el ejercicio del derecho de hábeas data.
XI. MANUAL PARA LA ATENCIÓN DE QUEJAS O RECLAMOS
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante EL COLEGIO, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: podrá hacerlo enviando una petición a la dirección de correo electrónico gimosft@hotmail.com , señalando claramente el alcance de su solicitud.
El procedimiento que dará EL COLEGIO será el establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, y los lineamientos que al respecto ha indicado la Corte Constitucional.
RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a El Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN:
EL COLEGIO rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de este que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a EL COLEGIO su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por EL COLEGIO. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia EL COLEGIO podrá negar el ejercicio del mismo cuando: a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
XII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD: Dando cumplimiento al deber contemplado en el literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y el literal f) del artículo 4 de la misma normatividad; EL COLEGIOadoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Para los fines descritos, EL COLEGIO tiene dispuesto un archivo físico donde se consignan los datos personales de todos los titulares de la información. Dicho archivo solo puede ser accedido por la Secretaría general y por los funcionarios previamente autorizados por el Rector de la Institución, quien garantizará que el personal que tenga o pueda tener acceso a datos relacionados con los menores de edad, respete su interés superior y solo con las finalidades informadas a los representantes legales.
XIII. PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN, USO, ALMACENAMIENTO, CIRULACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES.
El proceso dispuesto por EL COLEGIO para el cumplimiento de las disposiciones en materia de recolección, uso, almacenamiento y circulación se hará con estricta sujeción a los principios de la Ley 1581 de 2012, en especial los de seguridad, confidencialidad, y, acceso y circulación restringida. Para lo cual, se custodiará en archivo físico, de acuerdo con la normatividad que como institución educativa le sea aplicable, así como las directrices de las autoridades que ejercen la función de vigilancia.
El procedimiento de supresión se llevará a cabo bajo los parámetros señalados en la presente Política.
XIV. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS Y LA BASE DE DATOS
La presente política estará vigente a partir del 31 de mayo de 2025, hasta el 31 de mayo de 2030.
La base de datos estará vigente mientras cumpla con la finalidad de la recolección de los datos administrados.
FRANCISCO ARMANDO BOHÓRQUEZ QUINTERO
Rector